許雅惠（國立臺灣大學歷史系副教授）
疫情指揮中心宣布延長三級警戒至6/14端午節後，這麼一來，學生助理們五月份的薪資何時下來？
疫情爆發以來，在家做研究對我來說不是問題，助理的工作也分派完成，在家工作，每週線上討論。但因應三級警戒，學校暫停公文傳遞。助理薪資雖然已在線上系統登錄，但必須「印出紙本」、「黏貼用印」、「人工送件」之後才算完成，薪水才會入帳。不只助理薪資，各項採購的核銷亦然，在大學與公家機關任職的人應該很熟悉這套報帳流程。
這套流程無一不跟現行防疫措施相牴觸，沒有一道手續不需人員傳遞與接觸。在這傳染病蔓延的時刻，還得有人去學校跑報帳，才拿得到薪水，否則就只能一直拖欠著，或許這是學生們的生活費呢！趁著這次疫情，該好好檢討這套「紙本至上」的報帳流程了。
去年春天我受邀到美國訪學，正逢Covid-19爆發，疫情衝擊工作、生活的各個層面，但報帳完全不受影響。因為從核銷單據到報帳單均已完全電子化，甚至有手機app，幾分鐘便完成，非常簡便。在介紹這套系統之前，先簡述一下現行公家機關的報帳流程：
- 買東西時一定要索取紙本發票或收據，就算是百元以下的郵資或文具也不能免，而且要收好，掉了就不能報帳。
- 上網填寫費用報告，一一填報各張單據的用途。
- 印出紙本報告，並將單據一張張浮貼在黏貼區。
- 系、院層層蓋章往上送件。順利的話，就此完成，代墊的費用入帳；不順的話，被會計、出納退件或要求補件（這是家常便飯，以下省略一百字）。
每次報帳都要重複這繁瑣的程序，如果碰到出國的機票與旅費，那更費時。記得二十多年前我剛出道工作時就是這套系統，出國唸博士回來教了十年書，至今沒有太大變化。
久之成自然，直到有一天用了別人家的報帳系統，才發現自家系統實在太古典，需要升級了。
在美國大學報到的第一天，系上就幫我申請公務信用卡，教學與研究支出，都刷這張卡。刷卡完成後，帳單直接進入系統，報帳後由學校直接支付費用，不需自己代墊。報帳要檢附收據作憑證，一律以手機拍照上傳至系統，美金50元以下直接報帳，不需收據。更簡便的是，有些特約機構，如郵局、學校的簽約旅行社，會將電子收據直接匯入報帳系統，連拍照都省了，只要從帳戶把單據找出來即可。系統有電腦版與手機app版，報帳時填好經費項目、類別、用途，檢附收據電子檔後送出，系統便一層層往上傳遞。中間若有疑義，承辦人會直接退回報帳人帳戶，並附上訊息說明退件原因，由報帳人修改後再送出。系上報帳人員也可經手，幫忙修改送出。
我通常使用手機app報帳，彈指之間就處理完，完全不印紙本、不需黏貼、也不必親自送件，就像網路購物一樣，原來報帳可以這麼簡便！
自三級警戒居家辦公後，公家機關現行的報帳方式顯得窒礙難行，從紙本黏貼、蓋章用印、到人力傳遞，處處與防疫措施相抵觸。我不敢奢望能很快出現一個報帳app，不過至少可以暫時免送紙本，想個辦法讓助理們在月底拿到薪水吧！
假使我們主計單位的報帳系統能進一步利用此契機真正地電子化，適度地化繁為簡，又何嘗不是疫情所帶來的正面影響呢？
插圖是唐朝徐浩（703-782）書寫的〈朱巨川告身〉，台北故宮收藏，高27.6公分。「告身」，相當於今日的人事派令，日期「大曆三年八月四日」下面蓋滿負責官署的方形大印，官印之外是後代收藏家的印章。超過千年的印章文化與實體公文傳遞，是數位轉型的時候了。
圖片來源：故宮Open Data專區
註：本文原於2021/5/25發表於作者個人臉書，稍作修改後刊出。
本文採用 創用CC 姓名標示-非商業使用-禁止改作 3.0 台灣版條款 授權。
歡迎轉載與引用，但不得為商業目的之使用，亦不得修改本文。轉載、引用本文請標示網址與作者，如：
許雅惠/ 三級警戒中的報帳：該是數位轉型的時候了
引自歷史學柑仔店(https://kamatiam.org/三級警戒中的報帳該是數位轉型的時候了/)
留言