許雅惠(國立臺灣大學歷史系副教授)

 

 

疫情指揮中心宣布延長三級警戒至6/14端午節後,這麼一來,學生助理們五月份的薪資何時下來?

疫情爆發以來,在家做研究對我來說不是問題,助理的工作也分派完成,在家工作,每週線上討論。但因應三級警戒,學校暫停公文傳遞。助理薪資雖然已在線上系統登錄,但必須「印出紙本」、「黏貼用印」、「人工送件」之後才算完成,薪水才會入帳。不只助理薪資,各項採購的核銷亦然,在大學與公家機關任職的人應該很熟悉這套報帳流程。

這套流程無一不跟現行防疫措施相牴觸,沒有一道手續不需人員傳遞與接觸。在這傳染病蔓延的時刻,還得有人去學校跑報帳,才拿得到薪水,否則就只能一直拖欠著,或許這是學生們的生活費呢!趁著這次疫情,該好好檢討這套「紙本至上」的報帳流程了。

去年春天我受邀到美國訪學,正逢Covid-19爆發,疫情衝擊工作、生活的各個層面,但報帳完全不受影響。因為從核銷單據到報帳單均已完全電子化,甚至有手機app,幾分鐘便完成,非常簡便。在介紹這套系統之前,先簡述一下現行公家機關的報帳流程:

  1. 買東西時一定要索取紙本發票或收據,就算是百元以下的郵資或文具也不能免,而且要收好,掉了就不能報帳。
  2. 上網填寫費用報告,一一填報各張單據的用途。
  3. 印出紙本報告,並將單據一張張浮貼在黏貼區。
  4. 系、院層層蓋章往上送件。順利的話,就此完成,代墊的費用入帳;不順的話,被會計、出納退件或要求補件(這是家常便飯,以下省略一百字)。

每次報帳都要重複這繁瑣的程序,如果碰到出國的機票與旅費,那更費時。記得二十多年前我剛出道工作時就是這套系統,出國唸博士回來教了十年書,至今沒有太大變化。

久之成自然,直到有一天用了別人家的報帳系統,才發現自家系統實在太古典,需要升級了。

在美國大學報到的第一天,系上就幫我申請公務信用卡,教學與研究支出,都刷這張卡。刷卡完成後,帳單直接進入系統,報帳後由學校直接支付費用,不需自己代墊。報帳要檢附收據作憑證,一律以手機拍照上傳至系統,美金50元以下直接報帳,不需收據。更簡便的是,有些特約機構,如郵局、學校的簽約旅行社,會將電子收據直接匯入報帳系統,連拍照都省了,只要從帳戶把單據找出來即可。系統有電腦版與手機app版,報帳時填好經費項目、類別、用途,檢附收據電子檔後送出,系統便一層層往上傳遞。中間若有疑義,承辦人會直接退回報帳人帳戶,並附上訊息說明退件原因,由報帳人修改後再送出。系上報帳人員也可經手,幫忙修改送出。

我通常使用手機app報帳,彈指之間就處理完,完全不印紙本、不需黏貼、也不必親自送件,就像網路購物一樣,原來報帳可以這麼簡便!

自三級警戒居家辦公後,公家機關現行的報帳方式顯得窒礙難行,從紙本黏貼、蓋章用印、到人力傳遞,處處與防疫措施相抵觸。我不敢奢望能很快出現一個報帳app,不過至少可以暫時免送紙本,想個辦法讓助理們在月底拿到薪水吧!

假使我們主計單位的報帳系統能進一步利用此契機真正地電子化,適度地化繁為簡,又何嘗不是疫情所帶來的正面影響呢?

 

插圖是唐朝徐浩(703-782)書寫的〈朱巨川告身〉,台北故宮收藏,高27.6公分。「告身」,相當於今日的人事派令,日期「大曆三年八月四日」下面蓋滿負責官署的方形大印,官印之外是後代收藏家的印章。超過千年的印章文化與實體公文傳遞,是數位轉型的時候了。

圖片來源:故宮Open Data專區

 

註:本文原於2021/5/25發表於作者個人臉書,稍作修改後刊出。

 


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許雅惠/ 三級警戒中的報帳:該是數位轉型的時候了
引自歷史學柑仔店(https://kamatiam.org/三級警戒中的報帳該是數位轉型的時候了/
)


 

最後修改日期: 2021-05-31

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